Joint Application Development

Al principio, los requerimientos eran identificados entrevistando individualmente a cada uno de los interesados, lo que daba lugar a discordancias entre la visión del cliente y el producto.
En 1977, Chuck Morris y Tony Crawford de IMB desarrollaron un método para determinar los requerimientos de los sistemas de información basado en técnicas de talleres en grupo, conocidos como Diseño de Aplicación Conjunta (JAD por sus siglas en ingles).

JAD es una técnica de definición de requisitos y de diseño de la interfaz de usuario, basada en reuniones participativas entre clientes, directiva y desarrolladores. En dicha reunión los temas a tratar se centran más en el negocio que en el asunto técnico. Lógicamente está más orientado a proyectos de cliente (o bien sistemas a medida, como también se los conoce), y permite recolectar requisitos eficientemente.

Características principales

– Usuarios con conocimientos empresariales relevantes trabajan conjuntamente en un taller para cumplir tareas como definir los requerimentos de negocio para un projecto de desarrollo de sistemas de informacion.

– Los talleres son realizados mediante un calendario intensivo de sesiones que pueden durar desde media jornada hasta jornada completa, preferentemente fuera de la empresa.

– Las sesiones estan altamente estructuradas, con reglas de conducta, objetivos, una agenda detallada.

– El lider de sesion esta entrenado en dinamicas de grupo y tecnicas para facilitar la comunicacion.

Metodología utilizada

Esta técnica sale beneficiada si se utiliza en modelos incrementales, ya que permite pulir poco a poco el sistema en función de las necesidades del cliente. Para su buen funcionamiento es fundamental que cada grupo o rol que participa en las reuniones se implique al máximo. Bien utilizada, esta técnica permite ver conflictos entre requisitos y eliminar aquellos menos útiles (costosos, poco beneficio o rendimiento logrado, etc.).

Objetivos

– Acelerar el diseño de soluciones informáticas
– Utilizar la participación del cliente y dinámica de grupo para representar con presicion la visión del usuario y desarrollar conjuntamente una solución.
– Identificar problemas y participantes
– Clarificar los requerimientos
– Cuantificar procesos e información necesitados

Etapas propuestas

JAD consta de dos fases: planificación y diseño. Ambas tratan los requisitos, pero a distinto nivel de abstracción. Si bien en planificación se tratan los requisitos a un nivel más alto, estudiando sobre todo la utilidad y la viabilidad de los mismos, en la fase de diseño se realiza un uso intensivo de prototipos y se diseña la interfaz de usuario, el presupuesto, la calendarización y el esquema de la base de datos (en caso de que esto último sea aplicable al sistema a tratar). Cada una de estas fases llevaría en torno a entre uno y diez días. No confundir la fase diseño-JAD con la fase de diseño del proyecto; JAD es una técnica que se aplicaría en fase de planificación y análisis.

Definir los objetivos de la sesión
Por que se realiza la sesión? Aunque puedan cambiar algunos objetivos se deben tener en cuenta:
Que se espera de la sesión?
Quienes pueden ayudar ?
Los participantes deben ser aproximadamente 75% usuarios y/o expertos en el area
Se deben elegir participantes que piensen en grande a largo plazo, usuarios que van a utilizar el sistema y expertos técnicos para nuevas aplicaciones. Máximo 15-18 participantes.

Preparación de la sesión
El líder de sesión tiene la responsabilidad. es importante que todos los implicados entiendan su parte.
– Estudio pre sesión: historia y contexto del proyecto, ambiente de trabajo del usuario, beneficios para la organización
– Crear una agenda
– Organizar logística de sesión: sillas cómodas, pizarras, post-it, computadoras, buena iluminación, comida, lugar conveniente y sin interrupciones.
– Preparar los participantes: que sepan la duración de la sesión, los que no estén en el equipo deben tener una invitación escrita

Conducir la sesion
    El lider se encarga de realizar la sesion efectiva: cumpliendo la agenda, manteniendo el foco de la sesion, resolviendo los problemas que se encuentren, dando preguntas abiertas para generar ideas, escuchando cuidadosamente, etc
    Las reglas basicas son:
-Que todos los integrantes lleguen a tiempo
-No se realizan preguntas redundantes
-Todos participan
-Habla una persona a la vez
-Permitir a los participantes terminar de explicarse
-Criticar el producto, no a las personas
-Los observadores permanecen en silencio
-El grupo es responsable del resultado
-Limitar las discusiones a un tiempo determinado por item
-Ser especifico y dar ejemplos

Roles y/o intervinientes

– Los participantes en los talleres de JAD tienen roles predefinidos:
– Sponsor ejecutivo
– Usuarios final, el centro de atencion de los talleres.
– Escribano
– Lider de sesion
– Observadores  y analista de sistemas,  que proveen informacion tecnica cuando es necesaria
– Especialista en en determinados campos, quien no es necesario que asista a todas las sesiones.
  Es importante recalcar que cada rol debe ser desempeñado por gente clave y no deberian asistir un numero grande de personas.

Ventajas del uso de JAD

   Hay cuatro beneficios potenciales que usted, los usuarios y su equipo de análisis de sistemas deben considerar cuando evalúen la posibilidad de usar el diseño conjunto de aplicaciones.

• Ahorro de tiempo sobre las entrevistas tradicionales uno a uno. Algunas organizaciones han estimado que las sesiones de jad ocupan 15 por ciento menos tiempo que el enfoque tradicional.
• Desarrollo rápido a través de jad. Dado que las entrevistas de usuarios no se realizan consecutivamente durante un periodo de semanas o meses, el desarrollo puede proceder con mayor rapidez. 
• Posibilidad de mejorar el concepto de propiedad del sistema de información. Existen esfuerzos por involucrar a los usuarios en formas significativas y los ánimos a que sientan como suyos los sistemas que se encuentran diseñando. El trabajo continuo en una sesión de jad ayuda a reflejar las ideas del usuario en el diseño final.
• El carácter interactivo de jad tiene mucho en común con las técnicas de lluvia de ideas que generan nuevas ideas y nuevas combinaciones de ideas gracias a un entorno dinámico y estimulante. Los diseños pueden evolucionar a través de interacciones simplificadas, en lugar de en un aislamiento relativo.

Desventajas

Hay tres desventajas o peligros que deben tomarse en cuenta cuando se tiene que elegir entre entrevistas tradicionales o el uso del diseño conjunto de aplicaciones.

• JAD requiere que todos los participantes dediquen una gran cantidad de tiempo. Dado que JAD requiere un compromiso de dos a cuatro días, no es posible hacer cualquier otra actividad al mismo tiempo o cambiar el horario de las actividades, como se ha típicamente en las entrevistas uno a uno. Se puede dar el caso de invitar a los talleres a las personas incorrectas
• Si la preparación para las sesiones de JAD es inadecuada en cualquier aspecto o si el informe de seguimiento y la documentación de aplicaciones están incompletos. En estos casos los diseños resultantes podrían ser poco satisfactorios. Es necesario que muchas variables se conjuguen correctamente para que JAD tenga éxito. En caso contrario, muchas cosas pueden salir mal. El éxito derivado de las sesiones de JAD es menos predecible que aquel que se consiguen a través de las entrevistas tradicionales.
• Si habilidades y cultura que requiere la organización no se hayan desarrollado lo suficiente para permitir el esfuerzo concertado indispensable para ser productivo en un escenario JAD.

Herramientas para JAD

MS project

Microsoft Project es un programa para la gestión de proyectos, que permite organizar la información acerca de la asignación de tiempos a las tareas, los costes asociados y los recursos, tanto de trabajo como materiales, del proyecto para que se puedan respetar los plazos sin exceder el presupuesto y conseguir así los objetivos planteados.
La herramienta ha sido creada por la empresa Microsoft, es de pago. y tiene diferentes versiones con distintas funcionalidades.

OpenProj

OpenProj es un programa open source(descargable) para la gestión de proyectos, desarrollado por Serena Software Incorporated. Es una alternativa a MS Project, ya que contiene la gran mayoría de funcionalidades de este software.

PRIMAVERA

Es un software basado en la nube, de pago, tiene soporte movil, es utilizado por gran parte de las empresas más importantes del mundo. Actualmente, es comercializada por la compañía Oracle.

JIRA

Es una aplicación web para el seguimiento de errores, de incidentes y para la gestión operativa de proyectos.
La herramienta fue desarrollada por la empresa australiana Atlassian. Tiene diversos tipos de licencia según el uso que se vaya a realizar, incluyendo una licencia gratuita para organizaciones sin ánimo de lucro.

Ejemplo practico

  Un cliente se comunica con una empresa con la idea de crear una pagina web de venta de autos pero no sabe exactamente como la quiere. Como el cliente no esta seguro, la empresa opta por implementar la metodología de diseño de aplicación conjunta, para poder acordar con el cliente como sera el producto final.

Se definen los objetivos de la sesión

   Se detalla que es lo que se espera de cada taller, como definir funcionalidades,
paleta de colores, como se presentaran los productos a los usuarios, etc.
Además, se piensa quienes participaran en las sesiones, incluyendo al líder de sesión, un escribano, técnicos, los usuarios que se encargaran de mantener actualizada la pagina, etc.

Se prepara la sesion

   Se elige un sitio comodo sin interrupciones donde realizar los talleres, preferentemente fuera del edificio de la empresa.
   El lider de sesion se encarga de realizar una agenda que seguir, preparar la sala conectando computadoras, preparando pizarras y proyectores, y asegurandose de que haya buena iluminacion. Además, le informara a los participantes que se espera de ellos, cuales son sus roles y las reglas establecidas para lograr una buena comunicacion.

Inicia el taller

– El lider conduce la sesion acorde a la agenda anteriormente preparada, tratando ciertos temas en tiempos determinados cuidando de que no se pierda tiempo en alguno.
– Se realizan preguntas abiertas para generar ideas sobre el diseño que desea el cliente y las funcionalidades que necesita.
– Un empleado del cliente, que se encargara de mantener la pagina actualizada con los ultimos productos adquiridos sugiere una herramienta para facilitar su trabajo.
– El cliente desea que todos los botones se encuentren a la derecha, pero un diseñador grafico participante del taller expone que es mejor colocar un banner que identifique a la empresa en la parte superior de la pagina, y bajo esta los botones requeridos para la navegacion.
– Uno sugiere que para tener mayor control los usuarios deben registrarse para ver todos los productos, pero otros se ponen del lado del usuario que visita la pagina y dicen que puede llegar a ser molesto tener que registrarse para ver los productos, asi que llegan a la conclusion de que el registro sera solo si el usuario quiere colocar autos en favoritos.
– Por su parte, el escribano documenta todo lo que se habla y las conclusiones a las que se llega.
– Al finalizar las sesiones, este ultimo junto con el lider de sesion preparan un borrador y luego un documento final sobre los resultados del dia.
– En cada taller siguiente, se repasan los puntos dados el dia anterior.

Luego de haber terminado los talleres y que haya comenzado la etapa de
codificacion, el cliente ve que otras empresas comenzaron a implementar la compra online de sus autos, asi que llama a la empresa informatica que contrato para preguntar si se puede agregar esta funcionalidad, cambiando asi los planes ya establecidos para la codificacion.

Conclusión

JAD es una metodología o modelo de desarrollo que ayuda a una socialización de los clientes con el software que se está desarrollando, a medida que surge un avance se elaboran reuniones en base a roles específicos. Las reuniones deben de tener un ambiente completo para tomar todos los requerimientos necesarios.
Puede ser utilizado para soluciones complejas pero no para todos los casos ya que no siempre se cuenta con los requisitos para llevar a cabo esta metodología. Por otro lado creemos que la mayoría de proyectos con muchos usuarios debería de explotar este tipo de modelo de toma de requerimientos para tener en cuenta las opiniones de cada parte que utilizara la solución informática a desarrollar. Un problema siempre existente es que el cliente puede pensar en nuevas características para su programa, aunque ya hayan terminado todos los talleres.

Bibliografía

https://pdfs.semanticscholar.org/bcd1/f817326d5556920579e1df0289e10bb44984.pdf

https://www.umsl.edu/~sauterv/analysis/488_f01_papers/kuchmistaya.htm

http://www.ksinc.com/itpmcptools/JADGuidelines.pdf

https://www.umsl.edu/~sauterv/analysis/488_f01_papers/rottman.htm#Background%20of